Что это за событие?

Всемирный день управления информацией отмечается на международном уровне и ежегодно проводится в третий четверг февраля. Его цель – повысить осведомленность общественности об основных принципах управления информацией. Работники, отвечающие за обращение информации на предприятии, должны знать, как создавать, хранить, управлять и уничтожать документы. Благодаря современным технологиям предлагаются программные решения для предприятий разной величины и сферы деятельности. Координацией и организацией праздника занимаются Американская ассоциация управления информацией в области здравоохранения и профильные организации, которые занимаются документооборотом в медицинской сфере и оперируют данными о состоянии здоровья пациентов, что позволяет оказать необходимую своевременную медицинскую помощь.

Что такое управление информацией?

Управление информацией – это интеграция различных технологий, организационных практик и человеческой деятельности в целях оптимизации использования и ценности информации (информационного капитала) и управления ее распределением путем минимизации затрат и возможных рисков.

Целостный подход к организации, управлению, защите всей информации обеспечивает:

• Полный доступ к требуемой информации в любое время со стороны работников предприятия.
• Доступность и надежность данных, к которым может получить доступ любой сотрудник организации.
• Информация хранится должным образом и в соответствии с потребностями.

Современные решения включают различные виды информации, в том числе: физические документы, структурированные и неструктурированные данные, различные файлы, видео и аудио записи, письма электронной почты и т.д.

Как возникла идея отмечать Всемирный день управления информацией?

Управление информации – это важная деятельность, которая предполагает создание, хранение и управление документацией. Сегодня документы представлены физически – это печатные бумаги с важной информацией и посредством цифровых файлов, баз данных, программного обеспечения и т.д. Жизненный цикл каждого документа начинается с его создания и использования и заканчивается исключением из обращения.

Стремительное развитие технологий повлияло не только на форму документов, но и на скорость их создания. В то же время, требования к нормативным актам значительно возросли, поэтому традиционные инструменты документооборота уже не в состоянии справиться с управлением данными. Благодаря чему появилась новая всесторонняя платформа, обеспечивающая управление информацией в реалиях ХХ века.

Современное управление информацией выходит за рамки создания и управления данными. Оно также включает в себя конфиденциальность, контроль доступа, кибербезопасность, удобство предоставления информации для пользователей и другие аспекты, ставшие неотделимыми в современных решениях.

Таким образом, сфера управления информацией превратилась в огромный комплекс решений, важных для планирования работы организаций разной величины и юрисдикции. Современные платформы управления информацией обеспечивают применение этих решений в различных хранилищах данных и документов.

В Соединенных Штатах Америки отрасль управления информацией получила официальное признание в ноябре 2011 года. Тогда действующий президент США Барак Обама издал распоряжение, согласно которому все процессы управления документооборотом в правительстве были пересмотрены и продвинуты для более полного охвата и решения текущих вопросов.

Отрасль управления информацией стала стремительно расти. Организации стали чаще использовать в своей деятельности системы управления данными. А в 2012 году этой теме была посвящена ежегодная международная конференция Ассоциации менеджеров и администраторов записей (Association of Records Managers & Administrators, ARMA).

Сегодня многие делопроизводители и менеджеры по делопроизводству владеют знаниями об управлении информацией на достаточно высоком уровне. Однако многие работники об этой области знают немного. Именно для повышения осведомленности в 2013 году была основана дата празднования Всемирного дня управления информацией.

Как отмечать Всемирный день управления информацией?

Цель Всемирного дня управления информацией – распространение знаний о том, насколько важна отрасль управления информацией среди специалистов и широкого круга людей. Пропагандируются основные принципы этой сферы. Руководители малых и крупных компаний могут понять, что использование платформы управления информацией в бизнес-процессах позволяет повысить качество управления и защиты важных корпоративных данных.

За различные торжественные мероприятия, связанные с празднованием Всемирного дня управления информацией, отвечают организации, для которых информация и управление ею не пустые слова, а профессиональная деятельность.

В этот день проводятся масштабные медиа-кампании, курсы, семинары, тренинги для представителей малого и крупного бизнеса. На этих занятиях собравшиеся узнают не только о важности управления информацией, а о возможностях эффективной организации этого процесса с помощью современных методов.

Почему важно это событие?

Каждый может отметить этот день с пользой для себя и своего бизнеса:

• В первую очередь узнайте в Википедии, что такое управление информацией.
• Удалите лишние файлы из смартфона, планшета, жесткого и облачного дисков.
• Проведите основательное юридическое исследование, чтобы проверить готовность вашего предприятия к судебным процессам.
• Если вас еще смущают некоторые вопросы в управлении информацией, узнайте, какие компании предлагают программное обеспечение, наиболее подходящее для управления информацией в вашей организации.

Когда будем отмечать Всемирный день управления информацией?